Проставлення штампа «Апостиль» є спрощеним способом легалізації іноземних документів. На відміну від консульської легалізації, процедура апостилювання потребує значно менших затрат часу, оскільки потрібно звернутись тільки в один орган. Офіційні документи засвідчуються спеціальним штампом «Апостиль», який проставляється відповідним уповноваженим органом іноземної держави, в якій було видано цей документ.
Крім того, апостильовані документи можуть бути використані не лише в одній країні, а у всіх державах - учасницях Гаазької конвенції. Апостиль ставиться на оригіналі документа, його нотаріальній копії або може бути оформлений як додаток до нього.
Апостиль ставиться для використання документів у країнах, які підписали Гаазьку конвенцію, яка була прийнята в 1961 році, згода на обов`язковість якої надана Законом України від 10 січня 2002 року «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» та набрала чинності в Україні в 2003 році.
США також є учасником Гаазької конвенції 1961 року, а тому здійснюють процедуру легалізації документів шляхом проставлення штампа «Апостиль». У США апостиль є сертифікатом встановленого зразка на одній сторінці, прикладений до документа. Документ має бути апостильованим у тому штаті, в якому він був виданий. Кожен штат встановлює свою форму сертифіката, а завіряє його секретар штату або його заступник.
Відповідно до статей 13, 34 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Порядок видачі, строк дії, припинення та правові наслідки припинення довіреності визначаються правом держави, у якій видана довіреність.
У статті 1 Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, зазначено, що ця Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави. Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються: документи, які виходять від органу або посадової особи, і що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; адміністративні документи; нотаріальні акти; офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.
У статті 3 цієї Конвенції передбачено, що єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений.
Відповідно до положень статей 4, 5 Конвенції апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред`явника документа. Заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ. Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують жодного засвідчення.
Згідно з пунктом 22 Висновків та рекомендацій, прийнятих Спеціальною комісією з практичного застосування Гаазьких конвенцій про апостиль, отримання доказів, вручення документів, дія апостилю не поширюється на зміст офіційного документа, на якому проставлений апостиль.
Тобто засвідчення документа (довіреності) апостилем не впливає на дійсність документа (довіреності), а є лише засобом підтвердження справжності підпису та статусу особи, що підписала такий документ, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ".
Постанова Касаційного цивільного суду Верховного Суду від 06.08.2025 у справі № 362/6584/21 (https://reyestr.court.gov.ua/Review/130025649)